1. Завантажити табель обліку робочого часу (типовий бланк)
2. Хто уповноважений вести Табель на підприємстві
3. Табель – один з важливих внутрішніх документів на підприємстві
   1. Заповнення табеля обліку робочого часу: рекомендації і особливості
   2. Умовні позначення
   3. Особливості табелювання відпустки працівника
   4. Працівник у відрядженні, як заповнити Табель
   5. Табелювання роботи у вихідний день
4. Листки непрацездатності (лікарняні) в Табелі
5. Звільнення: як слід заповнити Табель
6. Табель при підсумованому обліку
7. «Літній» і «зимовий» час: як враховувати «зайву» годину
8. Як виправляються помилки в Табелі

На підприємстві, яке використовує працю найманих працівників, обов’язковим є заповнення табеля обліку робочого часу.

Цей документ безпосередньо пов’язаний як з кадровим обліком, так і використовується для цілей бухгалтерського обліку. Його відсутність може спричинити за собою великі штрафні санкції з боку Інспекції з праці і фіскальних органів.

У цій статті мова піде про специфіку цього документа, правилах і регулярності його заповнення, про те, хто зобов’язаний вести табель, про законодавчі норми обліку робочого часу і про проблеми, з якими стикаються кадрові фахівці.

Завантажити табель обліку робочого часу (типовий бланк)

Облік робочого часу проводиться на кожному підприємстві будь-якої форми власності для цілей бухгалтерського обліку, в частині нарахування заробітної плати та визначення витрат виробничої діяльності.

Типова форма Табеля обліку робочого часу (бланк) була прийнята 8 років тому, в 2009 році. Саме тоді видано Наказ Держкомстату №489.

СКАЧАТИ БЛАНК табель обліку робочого часу

Форма Табеля не відноситься до бланків суворої звітності, втім, навіть його вид може бути трохи видозмінений в залежності від особливостей нормування робочого часу на підприємстві. Орієнтовна форма бланка може бути доповнена відомостями про простої, неявки з невстановлених причин, даними про спеціальні відпустки, додаткових змінах і т.п. У Наказі №489 ця обставина обумовлюється, тому пропонована форма бланка має виключно рекомендаційний характер.

Хто уповноважений вести Табель на підприємстві

Суперечки про те, чий обов’язок вносити дані про відпрацьовані зміни або робочі дні, як правило, ведуться між бухгалтерами та співробітниками кадрових департаментів. І ті, і інші використовують дані в своїй роботі:

бухгалтери для розрахунку авансу, зарплати, компенсації за невикористану відпустку, доплати за переробку, за листками непрацездатності тощо. Працівники HR-відділів – для складання графіка відпусток, підрахунку днів відпустки, в тому числі при визначенні невикористаних днів відпустки при звільненні працівника.

Як показує практика, Табель зручніше заповнювати тим, хто працює в тісному контакті з керівниками відділів, філій, цехів, об’єктів і т.п.

Очевидно, що це працівники HR (Human Resource), за ними і закріплюється обов’язок обліку робочого часу, про що видається відповідний

Наказ по підприємству. Це важливий процедурний момент, який наділяє кадровиків не тільки обов’язками, а й відповідними повноваженнями, зокрема, правом вимагати від керівників відділів і служб своєчасну і достовірну подачу інформації про зайнятість працівників.

Табель – один з важливих внутрішніх документів на підприємстві

Ще один істотний момент, на який варто звернути увагу:

наявність Табеля на підприємстві обов’язково, оскільки він є підставою для нарахування заробітної плати. Якщо допустити, що цей первинний документ відсутній, то при проведенні інспекції представниками фіскальних органів виникнуть серйозні проблеми з питання правомірності віднесення фонду оплати праці на витрати підприємства. Чим це може загрожує, ймовірно, здогадуються (або знають напевно) більшість бухгалтерів і керівників.

Уповноваженим органом, який також має право перевірити наявність Табеля, є Державна інспекція України з питань праці.

Помилково вважати, що наявність Табеля на підприємствах малого бізнесу необов’язково. Ті, хто відстоює право малим підприємствам не вести

Табель обліку робочого часу, аргументують це відсутністю чіткого формулювання в законодавстві про передбачувані штрафні санкції.

Такі фахівці впевнені в тому, що відсутність Табеля жодним чином не вплине на нарахування заробітної плати та покладаються на дані штатного розкладу і надходять листи непрацездатності. У цьому випадку варто згадати, що Табель містить інформацію не тільки про виходи на роботу, а й про відпустки, в тому числі і навчальних, про працівників, які вибули у відрядження, які перебувають в т.зв. «відгуки», які відпрацювали додатковий або надурочний час.

Табель містить ще багато різноманітної інформації, яка є підставою для правильного нарахування всіх видів оплати. Ну, і ще один важливий момент: слід знати, що Кодекс про адміністративні правопорушення України, стаття 166.8 містить пряме посилання на притягнення до відповідальності посадових осіб за перешкоджання контролюючим органам здійснювати контроль за дотриманням трудового законодавства.

Розмір адміністративного штрафу може бути від 50 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Очевидно, що ця норма поширюється на відмову в наданні контролюючим органам Табеля для перевірки. Детальніше ознайомитися з текстом статті 166.8 можна за посиланням http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/80731-10/page12

Стаття 188-6. Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, або створення перешкод для діяльності цього органу

Невиконання законних вимог посадових осіб центрального органу виконавчої влади, що реалізує державну політику з питань нагляду та контролю за додержанням законодавства про працю, щодо усунення порушень законодавства про працю та загальнообов’язкове державне соціальне страхування або створення перешкод для діяльності цього органу – тягне за собою накладення штрафу на посадових осіб від п’ятдесяти до ста неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

{Кодекс доповнено статтею 188-6 згідно із Законом № 8/95-ВР від 19.01.95, із змінами, внесеними згідно із Законами № 55/97-ВР від 07.02.97, № 666/97-ВР від 21.11.97; в редакції Закону № 1725-IV від 18.05.2004; із змінами, внесеними згідно із Законами № 1027-VI від 19.02.2009, № 5462-VI від 16.10.2012}

Заповнення табеля обліку робочого часу: рекомендації і особливості

• Відомості вносяться за кожен день, зміну
• Табель створюється за кілька днів до початку нового періоду обліку
• Метод заповнення може бути суцільного заповнення або обліку відхилень. Перший спосіб є найбільш поширеним, але допускається застосування другого способу, при якому відзначаються відхилення від запланованого графіка.
• Табель створюється на кожен місяць
• Табель створюється для кожного відділу, цеху, структурного підрозділу або філії.
• Відмітки про лікарняні або відпустці виробляються на підставі відповідних документів. Якщо такого документа при заповненні. Табеля немає, відповідальним працівником проставляється відмітка про те, що працівник відсутній з невідомих причин.
• Для тих співробітників які звільняються або тих, хто тільки прийнятий на роботу, створюється новий Табель
• Табель із заповненими даними подається в бухгалтерію не рідше двох разів на місяць: перед нарахуванням авансу і по закінченню місяця для нарахування зарплати.

Умовні позначення

При заповненні Табеля обліку робочого часу 2020 року, як і раніше, передбачені позначення у вигляді буквених поєднань і цифрових позначень. Їх супроводжує текстова розшифровка, яка в словесній формі описує, що робив той чи інший співробітник кожен робочий день. У цьому документі вказується, скільки годин було відпрацьовано всього на підприємстві.

• 01 Р – Години роботи, передбачені колективним договором
• 02 РС – Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) відповідно до законодавства
• 03 ВЧ – Вечірні години роботи
• 04 РН – Нічні години роботи
• 05 НУ – Понаднормові години роботи
• 06 РВ – Години роботи у вихідні та святкові дні
• 07 ВД – Відрядження
• 08 В – Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону про відпустки)
• 09 Д – Щорічна додаткова відпустка (ст.ст. 7, 8 Закону про відпустки)
• 10 Ч – Додаткова відпустка, передбачена ст.ст. 20, 21, 30 Закону № 796
• 11 ТВ – Творча відпустка (ст.16 Закону про відпустки)
• 12 Н – Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст.ст. 13, 14, 15, 151 Закону про відпустки)
• 13 НБ – Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п.п. 12, 13, 17 ст. 25 Закону про відпустки)
• 14 ДБ – Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 кроме п.п. 3, 12, 13, 17 Закону про відпустки)
• 15 ДО – Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону про відпустки)
• 16 ВП – Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами (ст. 17 Закону про відпустки) та відпустку по догляду за дитиною до досягнення нею 3-річного віку (ст.
  18 Закону про відпустки)
• 17 ДД – Відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею 6-річного віку (ст. 25 п. 3 Закона об отпусках)
• 18 НА – Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (ст. 26 Закону про відпустки)
• 19 БЗ – Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт)
• 20 НД – Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень)
• 21 НП – Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання
• 22 ІН – Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т.д.)
• 23 П – Простой
• 24 ПР – Прогули
• 25 С – Масові невиходи на роботу (страйки)
• 26 ТН – Оплачуєма тимчасова непрацездатність
• 27 НН – Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін., підтверджена довідками лікувальних установ)
• 28 НЗ – Неявки з нез’ясованих причин
• 29 ІВ – Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами
• 30 І – Інші причини неявок

Важливо: при прийомі на роботу кожного працівника присвоюється свій табельний номер, для сумісників створюється окремий табельний номер.

Особливості табелювання відпустки працівника

Якщо на період відпустки працівника припадає святковий день, то в Табелі він позначається «СВ». Цей день не враховується в відпускний період, збільшуючи відпочинок працівника. Наприклад, у працівника відпустка з 1 березня строком на 21 день. У цей період потрапляє 8 березня, який вважається святковим. Таким чином, працівник «відгуляє» 22 дні, з яких 21 день відпустки і 1 святковий день.

Види відпусток, які знаходять відображення в Табелі:

• Наданий щорічно
• Навчальний
• Ряд видів додаткової відпустки
• Творчий
• Без грошового утримання

У свою чергу відпустки без грошового утримання, їх ще називають «за свій рахунок» або «адміністративні», поділяються на:

1. По згоді сторін
2. Навчальний
3. Додатковий
4. На період припинення робіт

Працівник у відрядженні, як заповнити Табель

Відбуття у відрядження працівника відбувається на підставі Наказу, виданого по підприємству. У ньому вказується місце призначення особи, яка відряджена, тривалість відрядження, дата прибуття та вибуття з відрядження. Табелювання відрядження відбувається на підставі посвідчення про відрядження і Наказу.

У Табелі дні, проведені у відрядженні, відзначаються кодом «ВД» і зазначенням тривалості робочого дня в годинах. Якщо на час відрядження припадає вихідний день, то в Табелі він позначається кодом «ВД» і «х» в осередку, де зазвичай проставляється тривалість робочого дня.

Порядок обліку відряджень регламентується Інструкцією про службові відрядження. Повний текст тут https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#n11

Якщо викласти коротко суть обліку часу, проведеного у відрядженні, то слід звернути увагу на наступне:

• Відряджений працівник працює за таким же розпорядком, як встановлено в компанії (підприємстві).
• Якщо в період відрядження потрапив вихідний день, він повинен бути використаний для відпочинку.
• За роботу у вихідний або святковий день у відрядженні покладається відповідна оплата або відгул.
• При від’їзді або прибуття у відрядження у вихідний день (якщо це відбувається відповідно до Наказу) працівник має право отримати інший день для відпочинку.

Табелювання роботи у вихідний день

У ряді компаній нерідко виникають ситуації, коли потрібно попрацювати в вихідний день. В цьому випадку працівники кадрових департаментів попереджають працівника про те, що робота у вихідний день буде оплачена за подвійним тарифом або, за бажанням працівника, йому буде наданий відгул.

Ця норма регламентується 72-ю статтею Кодексу законів про працю України.

У Табелі робота у вихідний (неробочий) день для працівника буде позначений кодом «РВ». Це буде підставою для бухгалтера зробити відповідні нарахування заробітної плати.

Листки непрацездатності (лікарняні) в Табелі

Раніше вже говорилося про те, що внесення в Табель даних повинно мати під собою документальне підтвердження. Більшою мірою це відноситься в випадках, коли працівник хворіє або відсутній з інших причин.

Якщо працівник кадрової служби не володіє достовірною інформацією про причини відсутності працівника, то при заповненні Табеля проставляється код «НЗ» – відсутність з невідомих причин.

Після надання листка непрацездатності відповідальний за заповнення Табеля вносить корективи, проставляючи код «ТН» – оплачувана тимчасова непрацездатність. Якщо лист непрацездатності не надано або він не відповідає вимогам щодо оформлення, то код «НЗ» коригується на «НН» – неоплачувана тимчасова непрацездатність.

Цей приклад ще раз демонструє те, що по закінченню місяця Табель піддається остаточним коректуванням і є найбільш достовірним відображенням інформації про відпрацьований час на підприємстві.

Звільнення: як слід заповнити Табель

На підприємстві звільнення або прийом на роботу далеко не завжди збігається з початком місяця. Звільняються в силу різних причин в середині місяця, а набір працівників в розвивається молоду компанію може проводитися щотижня, а то й щодня. У такій обстановці відділ кадрів працює з підвищеним навантаженням, генеруючи гори документації, в тому числі і табеля обліку робочого часу.

Розглянемо приклад звільнення працівника за власним бажанням або за згодою сторін протягом місяця: наказ про подію умовно датуємо 10 вересня. В цьому випадку HR-служба створює окремий Табель на вересень, де буде вказано тільки одне прізвище, навпроти якої будуть стояти позначки про відпрацьовані години по 10 вересня. Починаючи з 11 вересня в Табелі навпаки звільненого працівника проставляються нехитрі «х» на всі, що залишилися до кінця місяця дні.

Заповнений Табель передається в бухгалтерію (відділ обліку) для проведення розрахунку за відпрацьований час, а також за невикористані дні відпустки. Порядок надання компенсації за невикористану відпустку регламентується Законом «про відпустки» ст.24.

Подібним способом табелюється новоприйнятий працівник:

• Складається окремий Табель
• Записуються (або вносяться в електронну базу даних) робочі години з дня працевлаштування
• Часовий відрізок з 1-го числа місяця і до дати прийому на роботу позначаються символом «х»

Табель при підсумованому обліку

Такий вид обліку практикується в компаніях, де в силу ряду специфічних особливостей не може бути дотримано суворе денне або тижневе нормування. Зазвичай це відноситься до виробництв з безперервним виробничим циклом або підприємствам розважальної індустрії, роздрібним підприємствам, що здійснюють цілодобову роботу, іншим сервісним міським службам.

Підсумований облік допускається тільки після узгодження з профспілкою і полягає в тому, щоб приймати до обліку загальний обсяг відпрацьованого часу. В цьому випадку дуже важливо дотримати нормальну тривалість (ст.50 КЗпП України). Як відомо кожному HR, нормальна тривалість – це 40-годинний тиждень.

На прикладі це виглядає так:

Працівник, тривалість зміни якого дорівнює 12 годинам, почав роботу 10 квітня о 18 годині, а закінчив зміну 11 квітня в 6 год.

Табелювання відбувається не із зазначенням зміни, а з відмітками про відпрацьований час за календарними днями 6 годин 1 квітня і 6 годин 11 квітня.

У зв’язку з таким видом обліку слід окремо відзначити водіїв, для яких передбачена max 10-годинна зміна.

Для водіїв зміна може бути продовжена ще на 2 години за умови:

• Тривалого перебування в авто (наприклад, при режимі очікування)
• Під час простою
• Якщо потрібно здійснити поїздку до готелю, кемпінгу, – до місця, де водій зможе відпочити.

«Літній» і «зимовий» час: як враховувати «зайву» годину

Переведення стрілок годинника пов’язано з деякими труднощами у визначенні тривалості робочої зміни, оскільки, перехід на літній час скорочує зміну на 1 годину, переведення на зимовий час, – навпаки, додає зміні зайву годину.

Щоб правильно розібратися в цій ситуації, звернемося до статті 54 КЗпП України, яка говорить, що тривалість зміни в нічні години повинна бути на 1 годину менше такої ж зміни в денний час. Відповідно до Кодексу, нічними годинами вважається робота з 22 години до 6 години. Таким чином, при перекладі годинників на літній час «губиться» одну годину, що узгоджується з вимогою КЗпП.

На практиці це виглядає дещо інакше: складається графік роботи, який забезпечує нормальну тривалість робочого часу з урахуванням «втраченої» години.

Аналогічним чином діють при переводі на зимовий час: складають коригувальний графік роботи на період переведення «стрілок годинника» з тим, щоб дотримати нормальну тривалість роботи.

Як виправляються помилки в Табелі

Процес заповнення Табеля пов’язано з мінливої інформацією, яка надходить в HR-службу від керівників департаментів, відділів, філій або від відсутніх працівників. Кожен HR знає, що виправляти інформацію в Табелі доводиться по мірі його заповнення і чим ближче кінець місяця, тим інтенсивніше ці виправлення: хтось приніс лікарняний лист, хтось вирішив взяти відпустку, хтось вирішив звільнитися і т.п.

На підприємстві регламентується порядок подачі Табеля обліку робочого часу. Бухгалтер наполягає на відсутності помарок і виправлень, а також на своєчасній подачі документа. Втім, Табель не є документом суворої звітності і досягти певного консенсусу між відповідальним за заповнення Табеля і бухгалтером можна, видавши відповідне внутрішнє розпорядження (або інший документ). У ньому прописується процедура внесення виправлень в Табелі, що служить певним підтвердженням повноважності вносити корективи.

На великих підприємствах, так і на підприємствах малого та середнього бізнесу, на сьогоднішній день успішно впроваджуються сучасні інформаційні технології та програмне забезпечення, яке дозволяє без особливого збитку вносити корективи в Табель до закриття звітного періоду, а також істотно підвищити оперативність роботи кадрових і облікових служб.